La planificación financiera es un proceso que ayuda a identificar prioridades, establecer metas, tomar decisiones y controlar gastos e inversiones.
En este sentido, la elaboración de un presupuesto resulta fundamental. Puede ser una planificación mensual, trimestral, semestral o anual, y debe mostrar un resumen del ingreso que tendrás en ese periodo en tu negocio y cómo gastarás e invertirás el dinero que entre en el mismo. .
Obviamente, contar con un presupuesto integral de ingresos, gastos e inversiones, no asegura que tu negocio vaya a ser más o menos rentable, pero al menos permite saber en todo momento si las cosas van bien o mal y así tomar decisiones más convenientes.
Por eso es conveniente además de la planificación anual, tener un “Previsto” mensual para monitorear ingresos y egresos.
BASES PARA ESTABLECER UN PRESUPUESTO EFECTIVO
1. Establece o revisa tus metas finacieras: si no tenés definidas las metas a las que quieres llegar, planificar no tiene sentido. Estas metas deben ser: medibles, realistas – es decir, ajustadas a tus posibilidades- y relevantes para tu plan de negocio. Incluyendo a las metas personales o familiares (que a veces se descuidan).
Además, deben establecer un plazo concreto para la realización de una acción y no extenderse indefinidamente en el tiempo.
2. Define con detalle los números del presupuesto: estos deben estar ajustados a datos comprobados o realistas hacia el futuro, a partir de los planes de trabajo. La planificación de los negocios siempre debe estar acompañada con cifras, que les dan sustento a los ingresos y al financiamiento de la empresa.
3. Proyecta cada fuente de ingresos importante: los ingresos hay que pronosticarlos por cada línea de productos o servicios que tenemos, considerando los factores del mercado en forma realista, nuestro posicionamiento en la plaza, cambios del entorno que se puedan aprovechar o que signifiquen cuidados, fortalecimiento del equipo comercial y de la comunicación con el mercado, entre otros factores.
Esto significa que un presupuesto efectivo, está directamente asociado a un buen Plan de Negocios, que por supuesto abarca en general un período más extenso (como anual o inclusive más tiempo).
4.Determina claramente los costos fijos y variables: el presupuesto debe considerar detalladamente los gastos fijos que tenemos o vamos a tener en el emprendimiento. Por otra parte y de acuerdo a los ingresos, los costos variables que tendremos, como comisiones por ventas, insumos y materiales (que varían de acuerdo a las ventas), en diferentes escenarios.
Además es absolutamente necesario distinguir y separar los costos y gastos del negocio de los de la familia, cosa que muchas veces se confunde y lleva a problemas en el emprendimiento.
5. Involucra a fondo a los responsables de las distintas actividades: para confeccionar un presupuesto realista todos los responsables de áreas o sectores claves de la empresa deben aportar información en detalle, tanto a nivel de ingresos, de costos y gastos, como de inversiones posibles y convenientes.
No se puede hacer un presupuesto efectivo desde un escritorio de cúpula, sino involucrando a todos los que operan la empresa.
6. Mantiene flexibilidad: la situación interna de cualquier emprendimiento, y por supuesto el entorno, a veces determina en el año cambios que afectan lo presupuestado. Por eso es necesario tener un margen de flexibilidad y haber proyectado distintos escenarios, por ejemplo uno conservador, otro optimista y otro intermedio.
También y ante hechos inesperados o situaciones nuevas consumadas, es preciso reprogramar el presupuesto dentro del período establecido para el mismo.
7. Realiza control presupuestario y ajustar metas: a medida que transcurre el lapso de tiempo establecido para el presupuesto, se debe contrastar lo planificado con lo ejecutado en la realidad, para observar desvíos y poder gestionar los cambios necesarios.
En ese sentido es importante que periódicamente revises las metas planteadas para considerar si éstas siguen siendo prioritarias. Por la importancia que tiene la presupuestación debe estar a cargo de personas idóneas en contacto directo con los directores o dueños de la firma, tomando en cuenta los aspectos reseñados y apelando a información de todas las áreas.