Investigación de Gloria Mark, del Departamento de Informática de la Universidad de California, en Estados Unidos, y Daniela Gudith y Ulrich Klocke del Instituto de Psicología Humboldt de la Universidad de Berlin.
Existen comportamientos auto saboteadores en los trabajos, de los que incluso a veces no somos plenamente concientes. Pero que nos afectan nuestro rendimiento y resultados al hacernos «perder foco» en nuestras tareas.
Esta investigación estudió las consecuencias de las distracciones y la pérdida del enfoque en el trabajo y concluyó que los trabajadores que son interrumpidos sienten más estrés y frustración respecto de sus compañeros de equipos que no tienen este tipo de interrupciones.
En ocasiones, las distracciones provienen de jefes poco razonables o compañeros de trabajo que conversan, pero muchas veces esas interrupciones provienen de hábitos sin sentido que sabotean su productividad, que se repiten instintivamente.
Como en todo problema en la vida, el primer paso para hallar una solución es identificarlo.
Los siguientes son los 7 hábitos más comunes cuya corrección podría aliviar el estrés y la frustración que genera la pérdida de tiempo:
1) Revisar constantemente el teléfono celular.
Muchas personas se sientan en su puesto de trabajo y ante cualquier mínima demora apelan a su celular para ver las aplicaciones más usadas. Y eso puede terminar convirtiéndose en un bloque de tiempo perdido de cinco, siete o 10 minutos.
En lugar de perder tiempo constantemente en las redes sociales, se recomienda programar “tiempo de desplazamiento” en el día para dedicar a esta actividad, o sea dejarlo para momentos libres o de desplazamiento a otro lugar.
2) Hacer tareas no relacionadas que “solo tomarán un segundo”.
En un segundo estás trabajando diligentemente en una tarea y al siguiente te encuentras comprando en línea, escribiendo una lista de compras o contestando el mensaje de un amigo o familiar.
“Tenemos este hábito sin sentido de hacer lo que sea que nos venga a la cabeza, porque no queremos olvidarlo”, se plantea en la Investigación, “nos decimos a nosotros mismos que solo tomará un segundo, pero luego una cosa lleva a la siguiente”.
Para este problema se recomienda crear una “lista de cosas destacadas” de tareas no laborales para mantener el tiempo de trabajo ininterrumpido. Y también ver qué se puede delegar, aplazar o manejar más adelante.
En ese sentido, la llamada «multitarea» nos lleva muchas veces a agotar la energía. Por eso se recomienda trabajar en tiempos determinados, libres de distracciones. “Hago más cosas en sprints de trabajo enfocados de 90 minutos que en tres horas de multitarea sin sentido”, aseguran.
3) Abrir demasiadas pestañas del navegador de Internet.
Solemos acumular pestañas hasta que el navegador web resulta inentendible, lo que obviamente dispersa el foco de nuestra atención.
La recomendación es que, si se encuentra que 10 pestañas abiertas son muy estresantes y distraen, o cerramos varias, o podemos usar organizadores de pestañas como One Tab que convierte todas sus pestañas en una lista.
4) Consultar impulsivamente Whatsapp y otras plataformas de chat de trabajo.
Revisar sus chats de trabajo a lo largo del día es normal, pero si una persona se encuentra actualizando compulsivamente o revisando los chats y respondiendo de inmediato a cada mensaje que recibe, es posible que esté atrapado en un hábito sin sentido común. Y con ello interrumpimos el enfoque en las cosas importantes, así como creamos confusión.
En la práctica con esta respuesta, también se puede estar enviando el mensaje de que uno es alguien que dejará todo para manejar la solicitud o las emergencias de otras personas, creando más trabajo para uno mismo. Y de que ya no tiene sentido usar el correo electrónico, que puede ser muy útil en variedad de situaciones no inmediatas.
Para romper este hábito es bueno establecer límites con los compañeros de equipo para que sepan cuándo no se puede interrumpir, en los cuales incluso poner el celular en «modo avión».
5) Comenzar a resolver problemas de inmediato, antes de determinar si realmente son problemas para resolver rápidamente.
La investigación cita las personas que se ven a sí mismas como expertas que pueden sumergirse impulsivamente en ser solucionadoras de problemas. Toman decisiones basadas en lo que saben, lo que les impide dar un paso atrás para verificar primero si abordar un problema es la mejor forma de usar su tiempo y recursos.
La recomendación de los expertos consultados en la investigación es no siempre buscar soluciones de inmediato. Primero, uno se debe preguntar si resolverlo es nuestro rol y aceptar las preguntas sobre los problemas, más que rápidamente encontrar respuestas.
6) Asumir que se tiene la razón.
En la investigación se cita a una asesora profesional que trabaja con mujeres para ayudarlas a obtener claridad sobre sus próximos movimientos profesionales. Dice que un hábito sin sentido que ve repetir a los profesionales es cuando creen que han dominado una parte de sus trabajos y se quedan estancados en una “mentalidad fija”. Se vuelven más resistentes al cambio en el trabajo y gastan su tiempo y energía para combatirlo, lo que puede ser muy negativo.
7) Programar reuniones innecesarias.
De los trabajadores encuestados por el sitio Salary.com en 2012, el 47% dijo que “demasiadas reuniones” era su principal distracción en el lugar de trabajo.
Es muy conveniente preguntarse por qué las está teniendo y solicitar comentarios regulares de los asistentes sobre la duración y la utilidad.
Cuando las reuniones son principalmente para distribuir información, se sugiere utilizar otras formas de comunicación.
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