Actualmente y desde hace unos cuantos años, la Tercerización es una estrategia empresarial muy popular sobre todo en algunas actividades.
Consiste en delegar algunas funciones y procesos de un negocio a empresas externas especialistas, para lograr ser más eficientes en lo central y reduciendo costos. Puede abarcar desde procesos financieros, administrativos, legales, de mantenimiento, higiene ambiental o de tecnologías de información, entre otros.
Sin embargo, las Tercerizaciones no son una “receta” a aplicar siempre en todos los casos, y es preciso analizar muy bien la conveniencia de su aplicación para no reducir la calidad o la seguridad de los productos o servicios que una empresa ofrece.
La Tercerización puede ser una estrategia muy valiosa si se aplica de forma adecuada, permitiendo numerosos beneficios como la mejora de la competitividad y eficiencia de una empresa, el acceso a nuevas tecnologías o a personal especializado muy costoso.
CUALES SON LOS REQUISITOS IMPRESCINDIBLES PARA APLICAR LAS TERCERIZACIONES CON EXITO
1. Comprender claramente los motivos y beneficios por el cual conviene tercerizar ciertos procesos, o sea el fundamento estratégico de la tercerización.
Entre los numerosos motivos para tercerizar, podemos considerar:
– Funciones que no son especializadas que si se tercerizan pueden realizarse a un menor costo.
– Reducir Costos fijos: a veces los proveedores de servicios tercerizados pueden gestionar procesos y volúmenes de trabajo a menor costo que con personal fijo en una empresa.
– Transformar Costos fijos en variables: muchas veces las tercerizaciones suceden en períodos especiales, como “zafras”, licencias o picos especiales de trabajo.
– Permite que las empresas se concentren en las áreas clave de generan mayor valor y que constituyen el “core business” del negocio, o sea lo central a atender y mejorar. Mientras que el proveedor tercerizado se enfoca en áreas o procesos donde tiene mayor especialización o volumen de producción.
2. Precisar los objetivos de la tercerización.
Expresando estos objetivos en cifras y criterios medibles para poder evaluar la conveniencia, extensión y grado de la tercerización en lo previo, y el cumplimiento de los mismos una vez termine la tercerización o un período importante de la misma.
La definición clara de los objetivos a alcanzar tercerizando procesos la debe realizar el/los director/es-dueño/s de la firma, aunque puede estar apoyado y asesorado por sus Consultores de confianza.
3. Decidir muy bien lo que se va a tercerizar.
Esta también es una decisión fundamental, y en la misma es preciso balancear los beneficios derivados de la misma con los costos y riesgos a asumir.
Es preciso para decidir analizar qué funciones se pueden tercerizar con los ahorros asociados en personal, tecnología de la información, infraestructura, así como los tiempos de coordinación con la empresa proveedora, entre otros aspectos.
Algunos de los servicios que se pueden tercerizar son:
Dependiendo de cada empresa, pueden ser los siguientes:
Contabilidad, administración de Nóminas laborales, servicios de Gestión Humana del personal, de Cobranzas, de sistemas y tecnología, algunos procesos de ventas o de atención al cliente, de mantenimiento, de higiene ambiental, de seguridad, de administración en general, de producción de alguna línea o por un período especial, determinados servicios de Marketing y Comunicación, etc.
O sea básicamente servicios operativos y de soporte no centrales, o complementarios de los servicios o producción clave, dependiendo del volumen de operaciones de la empresa contratante, de su estrategia empresarial y sobre todo lo que la empresa contratante considera sus procesos y áreas centrales- no tercerizables- y los que SI pueden serlo.
4. Ser concientes que la responsabilidad de la firma no puede ser tercerizada.
Por más que se tercericen ciertos procesos, la empresa no deja de ser responsable de las funciones tercerizadas y del resultado de las mismas.
De ahí la gran importancia que tiene la selección del proveedor tercerizado, que en muchas ocasiones debe ser una especie de aliado estratégico de la firma contratante.
5. Conocer y evaluar bien las dificultades de la ejecución de la Tercerización.
Al momento de contratar la tercerización se deben acordar, por escrito: resultados esperados, indicadores de rendimiento o productividad, los estándares buscados con forma de medición, aspectos de coordinación y los costos muy claros, entre los factores más decisivos.
Algunos de los riesgos a enfrentar y evitar son: que los costos resulten muy abultados, el riesgo de pérdida de control de los servicios, los riesgos contingentes si algo importante sale mal, que un proveedor de servicios concentre muchas funciones, como ejemplos muy claros de riesgos a preveer.
Otra condición del éxito de la tercerización es que haya un compromiso mutuo entre las partes: la firma que contrata debe brindar las condiciones para que la función del proveedor sea lo más eficiente posible.
Y el proveedor tercerizado, con su especialización, debe brindar un servicio de calidad y con eficiencia para asegurar el resultado esperado por la empresa contratante, mediante todos sus recursos y aplicación.
De ahí la importancia decisiva de la selección del proveedor externo para cualquier servicio o producción, que debe ser rigurosamente examinado en sus antecedentes, trayectoria y propuesta.
RESPONSABILIDADES LEGALES Y CONTROLES A TENER EN CUENTA
La tercerización laboral está regulada por las leyes No.18.099 del 24.01.2007 y la ley No. 18.251 que modificó en parte la anterior.
Las leyes buscan proteger al crédito laboral, formalizar el mercado de trabajo e involucrar a las empresas en los controles para obtener el cumplimiento de la ley por terceros.
En el régimen legal del tema hay dos tipos de responsabilidad: subsidiaria o solidaria.
Responsabilidad solidaria: el acreedor (el trabajador u organismo de previsión social) tiene el derecho de accionar y reclamar la totalidad de lo adeudado de modo indistinto, ante la empresa que terceriza, a la empresa contratada, o en forma conjunta ante los dos.
Se prevé una causal de exoneración o excepción a la responsabilidad solidaria, que se configura cuando la empresa principal ejerciere un “derecho de información”, en ese caso la responsabilidad será subsidiaria.
La ley No. 18.251 establece el derecho a que el empresario principal sea informado por los subcontratistas, intermediarios o suministradores de mano de obra, sobre el monto y el estado de cumplimiento de las obligaciones laborales, previsionales o vinculadas con la cobertura del riesgo de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
En ese sentido, puede exigir la exhibición de cierta información, incluyendo:
* Los datos personales de los trabajadores comprendidos en la prestación del servicio, a efectos de realizar los controles que estime pertinentes.
* Certificados BPS y DGI.
* Control de Nóminas laborales.
* Facturas de BPS.
* Póliza de seguros de accidentes de trabajo con el BSE.
IMPORTANTE: siempre hay que tener en cuenta que la empresa contratante responde, sea en forma solidaria o subsidiaria, por las obligaciones laborales, por el pago de las contribuciones de seguridad social, y por la prima de accidente de trabajo y eventuales sanciones y recuperos del Banco de Seguros.