Los procesos de automatización en las empresas se aceleran desde hace unos años, en el marco de la transformación digital. A continuación reseñamos algunos desafíos que estudios internacionales coinciden en señalar para los procesos administrativos-contables y la conducción de las empresas.
Fuentes: investigaciones internacionales sobre el tema.
Todos los especialistas y estudios sobre este tema, coinciden en señalar los objetivos buscados con la automatización: 1) Aumento de la productividad. 2) Reducir costos operativos. 3) Mayor calidad en los trabajos y productos finales. 4) Mejorar experiencia del cliente.
La evolución tecnológica más reciente, ha determinado una difusión mayor de las tecnologías de bajo código, capaces de armonizar, estandarizar y secuenciar la ejecución y el diseño de tareas del tipo repetitivas y que, en general, implican un volumen alto de operaciones y la demanda de muchas horas de trabajo, En definitiva tareas rutinarias pero necesarias en cualquier administración. Estas tecnologías se agrupan bajo el nombre genérico de RPA (Automatización Robótica de Procesos en su sigla en inglés).
REQUISITOS BASICOS PARA SU IMPLEMENTACION
* Los empleados no técnicos en TI deben desarrollarse con autonomía en los procesos de automatización, determinando las tareas de menor valor posibles de automatizar, a partir de estas tecnologías de bajo código. Esto es parte de imbuír de esa cultura a toda la organización, para que todos aporten en esa dirección.
* Es preciso afrontar la resistencia al cambio como un freno cultural, y trabajar en ese sentido. Mediante capacitación, fomento del uso de tecnologías, preparación para su uso responsable y en seguridad. Desterrando la idea preconcebida de que las máquinas sustituirán necesariamente a los trabajadores. Ello no es así y perfectamente pueden agregar valor a sus tareas apoyados en la automatización.
* Tener una visión integral de los procesos en las empresas, y transmitirla al personal. Evitando que se visualicen siempre procesos fragmentados o aislados.
* Tener un colaborador o asesor que identifique los procesos de automatización posible, de más impacto en la organización, con una mirada global, y apoyados en la estrategia, protocolos de seguridad y de dirección de la empresa.
* Retener a los empleados que coayuvan al cambio cultural, no necesariamente informáticos. Los profesionales no informáticos deben prepararse para estos nuevos roles.
* Las primeras tareas y funciones a automatizar son las rutinarias, repetitivas, de un gran volumen de datos y que llevan una importante carga horaria. Además en general tienen poco valor agregado.
* Según las investigaciones internacionales, el grupo de tareas administrativas con más impacto de la automatización, son: facturación, carga y descarga de datos en sistemas, conciliación de cuentas y gestión administrativa de clientes y de proveedores, o sea tareas típicas de Administración general, cada vez más pasibles de automatización por estas tecnologías RPA. También algunos procesos contables rutinarios.
* Los análisis y reportes financieros, y sobre todo el diseño de estrategias fiscales y empresariales son los menos pasibles de automatización, por la diferenciación individual de casos, la influencia de factores cambiantes y por ser tareas que requieren mayor análisis y creatividad.
* La mejora de la calidad de los datos, de los procesos y de los instrumentos de trabajo es parte fundamental de este enfoque.
* El enfoque RPA de la automatización implica en buena medida afectar las estructuras organizativas clásicas -por «funciones»- la planificación estratégica y conducción de las empresas. Y realizar procesos de transversalización en las empresas.
En definitiva, la automatización se integra en un proceso dinámico de cambios, en el contexto de la transformación digital, determinando la incorporación definitiva del tema en la planificación estratégica de las empresas, y el involucramiento del personal en los procesos de automatización. Así como cambios en su «gobernanza», la conducción empresarial.
Todo esto implica la prioridad de desarrollar las habilidades de análisis más allá de lo técnico, con una visión de conjunto de los problemas a resolver, capacidades típicamente humanas y que la IA no lo puede hacer aún como las personas. Que además pueden y deben sumar habilidades típicamente humanas como la empatía, en el trato personal.
Automatizar sí, pero sin descuidar la importancia y valor de las capacidades sociales.